Polityka Prywatności Krajowej Agencji Energetycznej

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Krajową Agencję Energetyczną (dalej: „Agencja”, „my”) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest: Krajowa Agencja Energetyczna (dalej: „Administrator” lub „Agencja”).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z nami za pomocą danych kontaktowych wskazanych na naszej stronie internetowej lub w korespondencji kierowanej do siedziby Agencji z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

3. Zakres przetwarzanych danych Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od rodzaju relacji łączącej użytkownika lub kontrahenta z Agencją i może obejmować w szczególności:

   • dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy),
   • dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu),
   • dane dotyczące reprezentacji i upoważnień (np. funkcja, pełnomocnictwa),
   • dane związane z realizacją umów, projektów, programów i usług z obszaru energetyki,
   • dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem z naszych stron internetowych lub systemów teleinformatycznych (np. adres IP, identyfikatory urządzeń, dane cookies – w zakresie, w jakim stanowią dane osobowe).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych, zgodnych z prawem celów, w szczególności: 1) realizacja zadań statutowych i projektów z obszaru energetyki, efektywności energetycznej, odnawialnych źródeł energii oraz bezpieczeństwa energetycznego – art. 6 ust. 1 lit. e RODO (wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym) lub lit. f (prawnie uzasadniony interes Administratora), 2) zawieranie i wykonywanie umów cywilnoprawnych, w tym umów o świadczenie usług, dostaw, współpracy, grantów i zamówień – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy), 3) realizacja obowiązków prawnych ciążących na Agencji, w tym wynikających z przepisów prawa energetycznego, finansowego, podatkowego, zamówień publicznych oraz archiwizacji – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, 4) prowadzenie korespondencji, obsługa zapytań, wniosków, skarg i reklamacji oraz zapewnienie komunikacji z interesariuszami – art. 6 ust. 1 lit. e lub lit. f RODO, 5) działania informacyjne i edukacyjne w sektorze energetycznym, w tym wysyłka newsletterów, informacji o projektach, wydarzeniach i publikacjach – w zależności od sytuacji: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) albo lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora w informowaniu o działalności), 6) zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, serwisów internetowych oraz infrastruktury technicznej Agencji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, 7) dochodzenie lub obrona przed roszczeniami wynikającymi z prowadzonej działalności – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, lecz może być niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, udziału w projekcie, wydarzeniu, programie wsparcia, otrzymania odpowiedzi na zapytanie lub realizacji wymogów prawa. Brak podania danych może uniemożliwić odpowiednio: zawarcie umowy, obsługę zapytania, udział w danym przedsięwzięciu lub wywiązanie się przez Agencję z obowiązku prawnego.

6. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa lub odpowiednich umów, w szczególności:

   • organom administracji publicznej i instytucjom nadzorczym, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów,
   • partnerom krajowym i zagranicznym zaangażowanym w realizację projektów energetycznych i badawczych – w zakresie niezbędnym do realizacji danego projektu,
   • podmiotom świadczącym na rzecz Agencji usługi pomocnicze (np. obsługa IT, hosting, doradztwo, audyt, księgowość, usługi pocztowe i kurierskie), na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych,
   • kancelariom prawnym, podmiotom windykacyjnym i ubezpieczycielom – w zakresie niezbędnym do dochodzenia lub obrony roszczeń.

W każdym przypadku wymagamy od odbiorców danych zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków ochrony danych osobowych.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych, chyba że jest to niezbędne do realizacji konkretnych projektów lub zadań o charakterze międzynarodowym. W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO (m.in. decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne, inne mechanizmy gwarantujące wysoki poziom ochrony danych).

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez czas wynikający z:

   • przepisów prawa (w szczególności dotyczących archiwizacji, podatków, rachunkowości),
   • okresów przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych,
   • wymogów programów, projektów i grantów, w ramach których dane zostały pozyskane.

Po upływie odpowiednich okresów dane osobowe są usuwane, anonimizowane lub archiwizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą, o ile nie wystąpi inna podstawa prawna do dalszego przetwarzania.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane są przetwarzane przez Agencję, przysługują następujące prawa: 1) prawo dostępu do danych – uzyskania informacji o tym, czy przetwarzamy dane osobowe oraz dostępu do ich treści, 2) prawo sprostowania danych – żądanie poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych, 3) prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO, 4) prawo ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach określonych w art. 18 RODO, 5) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub do celów realizacji zadań w interesie publicznym, 6) prawo przenoszenia danych – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, 7) prawo cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie uprzednio wyrażonej zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

W celu skorzystania z przysługujących praw można skontaktować się z Agencją w sposób wskazany w rozdziale 2.

10. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna ona, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych.

11. Zabezpieczenie danych osobowych Agencja stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.

12. Pliki cookies i technologie podobne Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie służące m.in. do:

    • zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu,
    • dostosowania zawartości do preferencji użytkownika,
    • prowadzenia statystyk i analiz odwiedzalności (w formie zagregowanej, w miarę możliwości z ograniczeniem identyfikacji użytkownika).

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, z zastrzeżeniem, że ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

13. Przetwarzanie danych w sektorze energetycznym Ze względu na profil działalności Agencji w sektorze energetycznym, dane osobowe mogą być przetwarzane w związku z:
    • realizacją projektów dotyczących efektywności energetycznej, odnawialnych źródeł energii, transformacji energetycznej oraz bezpieczeństwa dostaw energii,
    • prowadzeniem analiz, prognoz i badań w obszarze energetyki, przy zastosowaniu – w miarę możliwości – danych zanonimizowanych lub pseudonimizowanych,
    • współpracą z administracją publiczną, operatorami systemów energetycznych, przedsiębiorstwami energetycznymi, jednostkami naukowymi oraz innymi podmiotami rynku energii.

W każdym z powyższych przypadków dane osobowe przetwarzane są zgodnie z zasadami legalności, minimalizacji, poufności, integralności i rozliczalności.

14. Zmiany Polityki Prywatności Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmieniających się przepisów prawa, wytycznych organów nadzorczych lub zmian w sposobie przetwarzania danych przez Agencję. Zmieniona wersja Polityki będzie publikowana w aktualnym brzmieniu na stronie internetowej Agencji, z odpowiednim oznaczeniem daty wejścia w życie zmian.

15. Kontakt Wszelkie pytania, uwagi lub wnioski dotyczące niniejszej Polityki Prywatności oraz przetwarzania danych osobowych przez Krajową Agencję Energetyczną można kierować za pomocą danych kontaktowych dostępnych na oficjalnej stronie internetowej Agencji lub w formie pisemnej na adres jej siedziby, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.